مؤسسة شيتس – مع التطور الهائل في مجال التكنولوجيا ووجود الشبكات التي تربط الأماكن المختلفة من بعضها أصبحت الحاجة إلى البرامج الآمنة و السريعة لإنجاز المهام المطلوبة هام جدا وخصوصا في مجال الحسابات و من اهم البرامج الموجودة حاليا التي تخص مجال المحاسبة برنامج الإكسل.

وسوف نتناول في المقال التالي العناوين التالية:

• ما هو برنامج الإكسل (EXCEL)
• دوال الإكسل (EXCEL)
• كيف تصبح محترفاً في برنامج اكسل (Excel)؟
• خطوات تصميم برنامج محاسبي على برنامج الاكسل (Excel)
• مزايا استخدام Excel لتصميم برامج محاسبية
• بعض التحذيرات الهامة عند استخدام برنامج Excel

ما هو برنامج الإكسل (EXCEL)؟

برنامج إكسل (Excel) هو تطبيق من مجموعة (Microsoft Office) يُستخدم لإنشاء الجداول الإلكترونية وتحليل البيانات. يوفر أدوات لتنظيم المعلومات، إجراء العمليات الحسابية، إنشاء الرسوم البيانية، وإجراء التحليلات المعقدة. يُستخدم بشكل واسع في مجالات الأعمال، المالية، والتقارير.

يُعتبر برنامج إكسل (Excel) من الأدوات الأساسية في مجال المحاسبة والإدارة ؛ إنه يوفر وظائف قوية لتحليل البيانات وإعداد التقارير، مما يجعله مهارة لا غنى عنها للمحاسبين والمديرين.

         (إنشاء مصنف جديد)

دوال الإكسل (EXCEL)

دوال Excel هي صيغ تستخدم لإجراء عمليات حسابية وتحليل البيانات إليك بعض الدوال الشائعة:

بعض الدوال الشائعة:

• SUM (المجموع):

  تُستخدم هذه الدالة لجمع مجموعة من الأعداد. فمثلاً، يمكنك كتابة “=SUM(A1:A5)” لجمع القيم الموجودة في الخلايا A1 إلى A5.

• AVERAGE (المتوسط):

  تُستخدم هذه الدالة لحساب المتوسط الحسابي لمجموعة من الأعداد. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “=AVERAGE(A1:A5)” لحساب المتوسط للقيم في الخلايا A1 إلى A5.

  MAX (الحد الأقصى):

  تُستخدم هذه الدالة للعثور على القيمة الأكبر في مجموعة من الأعداد. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “=MAX(A1:A5)” للعثور على القيمة الأكبر في الخلايا A1 إلى A5.

  MIN (الحد الأدنى):

  تُستخدم هذه الدالة للعثور على القيمة الأصغر في مجموعة من الأعداد. فمثلاً، يمكنك كتابة “=MIN(A1:A5)” للعثور على القيمة الأصغر في الخلايا A1 إلى A5.

  IF (إذا):

  تُستخدم هذه الدالة لتنفيذ اختبار مشروط، حيث يتم تنفيذ إجراء معين إذا تم تحقيق الشرط المحدد، وإجراء آخر إذا لم يتحقق الشرط. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “=IF(A1>10, “مرتفع”, “منخفض”)” لإظهار “مرتفع” إذا كانت قيمة الخلية A1 أكبر من 10، وإظهار “منخفض” إذا لم تكن.

  COUNT (العدد):

  تُستخدم هذه الدالة لحساب عدد الخلايا في مجموعة تحتوي على قيم غير فارغة. فمثلاً، يمكنك كتابة “=COUNT(A1:A5)” لحساب عدد الخلايا التي تحتوي على قيم في الخلايا.

  VLOOKUP (البحث العمودي):

  تُستخدم هذه الدالة للبحث في العمود الأول من نطاق محدد وإرجاع قيمة متطابقة في العمود الثاني. تكون الصيغة الأساسية للدالة كالتالي: “=VLOOKUP(قيمة_البحث، النطاق، رقم_العمود، صحيح/غير_صحيح)”. على سبيل المثال، “=VLOOKUP(A1, B1:C10, 2, FALSE)” ستبحث عن قيمة A1 في العمود B وتُرجع القيمة المقابلة في العمود C.

  HLOOKUP (البحث الأفقي):

تُستخدم هذه الدالة للبحث في الصف الأول من نطاق محدد وإرجاع قيمة متطابقة في الصف الثاني. تكون الصيغة الأساسية للدالة كالتالي: “=HLOOKUP(قيمة_البحث، النطاق، رقم_الصف، صحيح/غير_صحيح)”. على سبيل المثال، “=HLOOKUP(A1, B1:C10, 2, FALSE)” ستبحث عن قيمة A1 في الصف الأول وتُرجع القيمة المقابلة في الصف الثاني.

   CONCATENATE (الدمج):

تُستخدم هذه الدالة لدمج النصوص من خلايا متعددة في خلية واحدة. فمثلاً، يمكنك كتابة “=CONCATENATE(A1, ” “, B1)” لدمج قيمة الخلية A1 ومسافة وقيمة الخلية B1 في خلية واحدة.

         COUNTIF (العدد_إذا):

تُستخدم هذه الدالة لحساب عدد الخلايا التي تلبي شرطًا معينًا. فمثلاً، يمكنك كتابة

“=COUNTIF(A1:A10, “>5)”

لحساب عدد الخلايا في النطاق A1 إلى A10 التي تحتوي على قيم أكبر من 5.

* هذه بعض الدوال الأساسية، وهناك الكثير من الدوال الأخرى التي يمكن استخدامها لتحليل البيانات بشكل أعمق.

ترشيح جيد :

يمكنك تحميل برنامج اكسل مجاني عبر جهازك المحمول، فمثلا من الآب ستور الخاص بجهاز الآيفون، ما عليك سوى البحث عن برنامج اكسل لجهاز (IPHONE)، او أي موبايل من نوع اخر، وتنزيله على جهازك وتفعيله واستخدامه.

 إليك خطوات تساعدك على أن تصبح محترفاً في اكسل (Excel):

1. التعلم الأساسي

ابدأ بتعلم الأساسيات مثل:

• الواجهة : تعرف على الشريط العلوي، الأزرار، والخيارات المتاحة.
• الصيغ : تعلم كيفية استخدام الصيغ الأساسية مثل (SUM وAVERAGE وCOUNT).
• التنسيق: قم بتنسيق الخلايا، الصفوف، والأعمدة لتسهيل القراءة.

2. استكشاف الوظائف المتقدمة

بعد إتقان الأساسيات، انتقل إلى الوظائف المتقدمة:

• الدوال المتقدمة: مثل VLOOKUP وHLOOKUP وINDEX وMATCH، التي تساعد في البحث عن البيانات في جداول كبيرة.
• تحليل البيانات: استخدام أدوات مثل PivotTables وPivot Charts لتحليل البيانات واستخراج النتائج.

3.  تطبيق المهارات في المشاريع العملية

• قم بتطبيق ما تعلمته في مشاريع حقيقية:
• ‌أنشئ ميزانية شخصية أو ميزانية لشركتك.
• ‌ قم بإعداد تقارير مالية باستخدام البيانات الحقيقية.
• ‌استخدم الإكسل (Excel) لتحليل النتائج المالية وتقديم التوصيات.

نصيحة خبراء مؤسسة SHEETS:

استخدم (Excel) لتبسيط مهامك اليومية، جرب إنشاء قوالب لتتبع الميزانيات أو إدارة الوقت،  هذا سيساعدك على فهم البرنامج بشكل عملي ويزيد من إنتاجيتك في العمل.

4. استكشاف الإضافات والبرمجيات المساعدة

تعرف على إضافات إكسل المفيدة مثل Power Query وPower Pivot، التي تساعدك في معالجة البيانات بشكل أسرع وأكثر فعالية.

5. التدريب المستمر

استمر في التعلم من خلال:

• الدورات التدريبية عبر الإنترنت مثل تلك الموجودة لدينا في مؤسستنا “Sheets” والتي توفر لك التدريب الأمثل في مجال تعلم الاكسل (Excel) من المستوى المبتدئ حتى الاحتراف .
• قراءة الكتب والمقالات المتخصصة في إكسل (Excel).
• الانضمام إلى المنتديات والمجموعات على الإنترنت للتبادل المعرفي.

6. ممارسة التحليل والتقارير، حاول تحليل بيانات حقيقية أو نماذج محاسبية:

• إنشاء تقارير مالية دورية.
• استخدام الإكسل لتحليل الاتجاهات والمقارنات المالية. 

إحصائية مهمة:

تشير بعض الدراسات إلى أن حوالي 70% من المحترفين في مجالات البيانات يعتبرون إكسل(Excel) أداة أساسية في عملهم، يُستخدم إكسل(Excel) بشكل كبير في تحليل البيانات المالية، حيث يعتمد عليه 80% من المحللين الماليين.

 

خطوات تصميم برنامج محاسبي على اكسل Excel

البرامج المحاسبية تعد جزءًا أساسيًا من أعمال الشركات والمؤسسات، خاصةً في إدارة الحسابات المالية اليومية وتحليل الأداء المالي. يعد Microsoft Excel من الأدوات الشهيرة والمستخدمة على نطاق واسع في إنشاء البرامج المحاسبية بفضل سهولة استخدامه ومرونته. 

إذا كنت تسعى لتطوير مهاراتك لتصبح محترفًا في تصميم برنامج محاسبي باستخدام Excel، فإن هذا الدليل سيكون مرجعًا شاملًا لك لتحقيق هذا الهدف.

1. فهم أساسيات Excel بشكل جيد

لتصبح محترفًا في تصميم برنامج محاسبي على Excel، يجب أن تكون على دراية بأساسيات البرنامج، مثل:

إنشاء جداول البيانات: تعلم كيفية إدخال البيانات وتنظيمها في جداول منسقة ومنظمة.
استخدام الصيغ والدوال الأساسية: مثل SUM لجمع القيم، وIF لإجراء مقارنات، وAVERAGE لحساب المتوسطات.
التنسيقات الأساسية: مثل تنسيق الأرقام والنسب المئوية، وتطبيق أنماط الخلايا لتسهيل قراءة البيانات.

يُعتبر اكتساب هذه المهارات الأساسية خطوة أولى مهمة لأنها ستساعدك على العمل بكفاءة عند بناء برنامج محاسبي.

2. الإلمام بالدوال المحاسبية المتقدمة

في المحاسبة، هناك العديد من الدوال المتقدمة التي تساعدك في إجراء حسابات معقدة بدقة وسرعة، منها:

دالة SUMIFS: تُستخدم لجمع القيم بناءً على معايير متعددة، وهي مهمة عند الحاجة لجمع الإيرادات أو المصاريف بناءً على شروط معينة.
دالة VLOOKUP و HLOOKUP: تُستخدم للبحث عن القيم في جداول البيانات الكبيرة، وهي أساسية في إنشاء العلاقات بين الجداول، مثل العثور على بيانات العميل باستخدام رقم الحساب.
دالة INDEX وMATCH: هذه الدوال مفيدة للبحث عن البيانات بشكل مرن وتعتبر أكثر فعالية ودقة في قواعد البيانات الكبيرة.

استخدام هذه الدوال يعزز قدراتك كمصمم برنامج محاسبي ويجعل من الممكن إجراء التحليلات المالية بشكل تلقائي والتي تم شرحهم بشكل مفصل في بداية المقال.

3. التخطيط لإنشاء هيكل منظم للبرنامج المحاسبي

البرامج المحاسبية الناجحة تعتمد على هيكل منظم يسهل العمل عليه ويضمن دقة البيانات. يتضمن الهيكل المنظم:

جداول بيانات أساسية: مثل جدول للعملاء، وجدول للموردين، وجدول للحسابات، وجدول للمبيعات والمشتريات.
إعداد شيت رئيسي (Main Dashboard): يتضمن ملخصًا للإيرادات والمصروفات والأرباح والخسائر بشكل يومي أو شهري.
العلاقات بين الجداول: تأكد من ربط البيانات بشكل صحيح بحيث يتم تحديث المعلومات تلقائيًا عند إدخال بيانات جديدة.

يتيح لك التخطيط السليم للهيكل إنشاء برنامج محاسبي متكامل وسهل الاستخدام.

4. إعداد التقارير المالية باستخدام الجداول المحورية (Pivot Tables)

التقارير المالية هي جزء أساسي من البرامج المحاسبية. تساعد الجداول المحورية (Pivot Tables) في إعداد التقارير المالية الشاملة بسرعة، مثل:

تقرير الربح والخسارة: لمعرفة أرباح الشركة في فترة معينة.
تقرير الميزانية العمومية: يعرض تفاصيل الأصول والخصوم ورأس المال.
تقرير التدفق النقدي: يتتبع حركة الأموال الداخلة والخارجة.

الجداول المحورية تسهّل عليك فرز وتصفية البيانات، مما يوفر لك مرونة في إعداد التقارير المالية بدون الحاجة إلى كتابة الصيغ لكل تقرير.

5. استخدام التنسيقات الشرطية لتحسين عرض البيانات

التنسيقات الشرطية في Excel هي أداة قوية لتوضيح البيانات وتحسين قراءتها. يمكنك استخدامها في:

تمييز الخلايا بناءً على القيم: مثل تلوين الخلايا التي تحتوي على خسائر باللون الأحمر، وتلك التي تحتوي على أرباح باللون الأخضر.
تمييز الخلايا ذات القيم العالية أو المنخفضة: يسهل هذا رؤية القيم الاستثنائية في بياناتك المالية.

هذه التنسيقات تجعل البرنامج المحاسبي أكثر وضوحًا وتجعل من السهل فهم البيانات المالية بسرعة.

6. تعلم استخدام التحقق من صحة البيانات (Data Validation)

التحقق من صحة البيانات يساعدك في ضبط مدخلات البيانات وتجنب الأخطاء. يمكنك:

إعداد قوائم منسدلة: لإنشاء خيارات محددة للمستخدمين عند إدخال البيانات، مثل قائمة أنواع المصروفات أو قائمة العملاء.
تحديد قيود على القيم المدخلة: مثل تقييد نطاق القيم بين حدين، لمنع إدخال أرقام خاطئة.

التأكد من صحة البيانات يحمي من إدخال بيانات غير صحيحة ويحسن من دقة النتائج.

7. إعداد حماية البيانات وتأمينها

حماية البيانات أمر بالغ الأهمية في البرامج المحاسبية، نظرًا لأن هذه البيانات قد تكون حساسة للغاية. يمكنك في Excel:

 قفل الخلايا المهمة: لمنع التعديلات غير المقصودة على البيانات أو الصيغ.
 إعداد كلمات مرور للأوراق: لمنح صلاحيات محددة للمستخدمين ومنع التعديل على الأوراق المهمة.
 إخفاء الصيغ المعقدة: لتجنب الكشف عن الحسابات الداخلية.

هذه الإجراءات تساعدك في ضمان سرية البيانات المحاسبية والحفاظ على سلامتها.

8. التوثيق وإضافة الإرشادات في البرنامج

التوثيق الجيد للبرنامج يجعل من السهل على الآخرين استخدامه وفهم الصيغ والحسابات. يمكنك:

إضافة تعليقات للخلايا: لشرح الصيغ أو العمليات الحسابية المعقدة.
إنشاء صفحة توضيحية: تقدم إرشادات لاستخدام البرنامج أو شرح كيفية إدخال البيانات وتحليل النتائج.

هذا يسهل للمستخدمين التعامل مع البرنامج ويقلل من الحاجة إلى الدعم الفني المتكرر.

9. تحسين البرنامج باستمرار

بمجرد الانتهاء من تصميم البرنامج المحاسبي، يجب عليك تحسينه بانتظام وفقًا لاحتياجات العمل. يمكنك:

جمع ملاحظات المستخدمين: لمعرفة التحديات التي قد يواجهها المستخدمون.
إجراء تحديثات دورية: لتحديث الصيغ وإضافة ميزات جديدة حسب الضرورة.
اختبار البرنامج: للتأكد من أنه يعمل بكفاءة ودقة، مع مراجعة الحسابات والتقارير بانتظام.

مزايا استخدام Excel لتصميم برامج محاسبية

سهولة الاستخدام: Excel برنامج شائع ومتاح، ولا يتطلب خبرة كبيرة في البرمجة.
التكلفة المنخفضة : لا حاجة لشراء برامج محاسبية باهظة التكلفة، فقط Excel.
المرونة : يسمح Excel بإنشاء جداول وتقارير مالية مخصصة تلائم احتياجات المستخدم.
إمكانيات التحليل: يوفر أدوات تحليل مثل الجداول المحورية Pivot Tables، والرسوم البيانية، مما يتيح فهم البيانات المالية بشكل أعمق.

إليك بعض التحذيرات الهامة عند استخدام برنامج (Excel):

1. النسخ الاحتياطي: تأكد من حفظ نسخ احتياطية من ملفاتك بانتظام لتجنب فقدان البيانات.
2. التأكد من الصيغ: تحقق من صحة الصيغ قبل الاعتماد عليها، حيث يمكن أن تؤدي الأخطاء في الصيغ إلى نتائج غير صحيحة.
3. تجنب البيانات المكررة: حاول تجنب إدخال بيانات مكررة، واستخدم أدوات التنظيف لتحديد البيانات المكررة.
4. استخدام حماية المستند: استخدم خيارات حماية المستندات إذا كنت تشارك ملفات مع الآخرين، لضمان عدم تعديل البيانات بشكل غير صحيح.
5. تجنب التعقيد الزائد: لا تفرط في استخدام الدوال المعقدة، حيث يمكن أن تجعل البيانات صعبة الفهم والتحليل.
6. تحديث البيانات: تأكد من تحديث البيانات بشكل منتظم لتكون النتائج دقيقة

اتباع هذه التحذيرات يمكن أن يساعد في تحسين دقة وكفاءة عملك باستخدام Excel.

الخاتمة:

إن إتقان Excel وتصميم برنامج محاسبي يتطلب تفهم الأساسيات، ومعرفة الدوال المتقدمة، واستخدام أدوات مثل الجداول المحورية والتنسيقات الشرطية لحل المشكلات المحاسبية بفعالية. ومع الممارسة المستمرة وتطبيق النصائح المذكورة، يمكنك أن تصبح محترفًا في تصميم برنامج محاسبي  متكامل على Excel يلبي احتياجات عملك بكفاءة عالية.

نلهمك من خلال البرنامج التدريبي المتاح في مؤسسة (sheets) والذي يسمى” تصميم برامج محاسبية على برنامج الإكسل (Excel)” أن تصبح محترفاً في برنامج الإكسل من الصفر حتى الاحتراف والمطلوب منا أن نخبرك بمخرجات البرنامج التدريبي حتى تعرف جيداً كيف سيتم تأهيلك خلال فترة البرنامج:

• تعامل قوي واحترافي مع برنامج الإكسل الذي يعتبر البرنامج الأول في أغلب الشركات والمنظمات في مجال تحليل ومعالجة البيانات.
• تصميم برنامج محاسبي على الإكسل لكل طالب كمشروع مطلوب في نهاية البرنامج التدريبي.

ابدأ معنا بأول خطوة واستثمر في تعلم هذه المهارة الحيوية، وارتق بمسيرتك المهنية الى آفاق جديدة.

مؤسسة “SHEETS ” الخيار الأفضل لرواد الأعمال